Inovasi Easy Arsip Kantor Imigrasi Malang Kelola Kearsipan secara Digital

MALANG, MEMORANDUM – Ketika pertama kali mendengar kata arsip maka yang terlintas dalam benak adalah tumpukan map yang menggunung dan menempati sebuah ruangan. Idiogami mengenai kearsipan ini sering ditemui dalam dunia perkantoran,  di mana kearsipan tidak lepas dari pengelolan administrasi dari perkantoran tersebut.

Perihal kearsipan dan permasalahannya juga tidak lepas pada Kantor Imigrasi Kelas 1 TPI Malang, karena administrasi dan tata kelolanya tidak lepas dari arsip sebagai bagian dari hal tersebut. Menagemen tata kelola arsip sangat penting karena untuk menata kearsipan membutuhkan tata kelola yang baik dan rapi.

Dalam rangka peningkatan tata kelola kearsipan sebagai salah satu bagian penting dalam kegiatan penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance), maka Kantor Imigrasi Malang melakukan terobosan dalam hal ini pengelolan kearsipan yang diberi nama Easy Arsip.

Sistem kearsipan yang berbasis digital ini memberikan kemudahan didalam pencarian arsip dan juga proses penyimpanan tata letak file arsip juga sudah terkoneksi dengan sistem di komputer, sehingga memudahkan didalam pencarian berkas file tersebut.

BACA JUGA:Kantor Imigrasi Malang Raih 2 Award Anugerah Humas Imigrasi Indonesia

Proses awal dari easy arsip ini dimulai dengan penerimaan berkas file, kemudian dilanjutkan dengan penginputan disistem file computer nama file dan posisi file diurutkan dengan kotegori jenis file arsipnya, kemudian dari file komputer dicetak QR Code untuk file berkas tersebut yang kemudian Berkas file yang baru terinput tersebut disimpan di box file sesui urutan pada sistem computer dan ditempelkan QR Code pada box file tersebut.
 
Hal ini sejalan dengan semangat Kantor Imigrasi Kelas TPI Malang dimana ingin melakukan terobosan terobosan inovasi dalam memberikan kemudahan pelayanan terhadap masyarakat.

Saat ini di Kantor Imigrasi Malang selain ada layanan Easy Paspor juga ada Layanan Easy Intal dan Forecast Karmila yang peruntukannya untuk pelayanan Warga Negara Asing.

Easy Arsip yang merupakan inovasi terobosan didalam tugas administrasi menunjang kelancaran dan memudahkan tugas adminsitrasi di dalam pelayanan tersebut.

BACA JUGA: Imigrasi Malang Komitmen Kurangi Emisi dengan Dukung Berdirinya SPKLU

Harapan kedepan semoga semakin terciptanya inovasi inovasi yang ada ini semakin memberikan kemudahan dan kebermanfaatan kepada masyarakat sehingga pelayanan prima bisa diwujudkan.(mik)

Sumber: